نمایشگاه و غرفه سازی

صفر تا صد برگزاری نمایشگاه

با وجود گستردگی در استفاده از تلفن همراه و گوشی‌های هوشمند اما باز هم خرید حضوری و بازدید مستقیم از کالا جایگاه خود را دارد، از این رو شرکت‌ها و موسساتی که در حوزه واردات و صادرات کالا فعالیت دارند همواره در تلاش اند تا در نمایشگاه‌ها حضور پیدا کنند تا از این طریق بتوانند فروش خود را افزایش دهند. اما اگر شما قصد شرکت در نمایشگاه را دارید باید مواردی را در نظر بگیرید تا بتوانید به اهدافی که به دنبال آن هستید دسترسی پیدا کنید.

در وهله اول باید هدفتان از برگزاری نمایشگاه را مشخص کنید در واقع برای اینکه بتوانید در انتها به اهداف مورد نظر از شرکت در نمایشگاه‌ها دست پیدا کنید لازم است تا قبل از برگزاری نمایشگاه نسبت به برنامه‌ریزی و تعیین اهداف شرکت اقدام کنید. در واقع هدف شما باید روشن و شفاف باشد و همچنین معقول و قابل دسترسی باشد یعنی نباید انتظاری بزرگ و غیر قابل دسترسی از شرکت در نمایشگاه‌ها داشته باشید تا نتیجه برای شما رضایت بخش باشد.

همچنین هدف شما باید قابل اندازه‌گیری باشد و بر اساس توانایی و امکاناتتان اهداف را تعیین کنید و برای آنها زمان مشخصی را در نظر بگیرید البته برای برگزاری نمایشگاه و رسیدن به هدف مطلوب باید سوالاتی را نیز از خود بپرسید اول اینکه برای برگزاری نمایشگاه به چند متر فضا نیاز دارید، چرا که می‌توان در ابتدای شروع کسب و کار مکان کوچکتری را برای نمایشگاه‌ها در نظر گرفت و از این طریق در هزینه‌های شرکت صرفه‌جویی خواهد شد.

دوم اینکه مخاطبین شما چه کسانی هستند، می‌توان گفت که شناسایی جامعه هدفی که قصد برگزاری نمایشگاه برای آنها را دارید، مهمترین قسمت برگزاری یک نمایشگاه است. سوم تامین کادری مجرب و با تجربه در این زمینه است تا بتوانند بهترین عملکرد را در این نمایشگاه داشته باشند همچنین باید قبل از نمایشگاه این سوال را از خود بپرسید که برای این نمایشگاه به چه تعدادی از افراد نیاز دارید. چهارم نیز این سوال است که شرکت در نمایشگاه چه دستاوردی برای شما خواهد داشت و این نکته را در نظر بگیرید که چند درصد از چشم انداز هایی که برای خود در نظر گرفته‌اید امکان‌پذیر است.

هدفتان از برگزاری نمایشگاه چیست؟

می‌توان گفت که نمایشگاه‌ها بزرگترین عرصه تبلیغاتی در دنیا به شمار می‌آیند و از این رو اگر شرکت و موسسات به صورت هدفمند در این نمایشگاه حضور پیدا کنند یک نتیجه مطلوب برای کسب و کار آنها خواهد داشت. در گذشته نمایشگاه‌ها محلی برای نمایش کالاهای یک شرکت بود اما امروزه کاربرد آنها متفاوت شده و به بنگاه‌های عظیم تجاری و تبلیغاتی بدل شده‌اند و بیشتر از جنبه‌های خریداری سعی در معرفی و پرزنت کردن خود دارند.

اهداف حضور در نمایشگاه‌ها متفاوت هستند و هر کسب و کاری متناسب با حوزه فعالیت خود اهداف مختلفی را دنبال می‌کند. در حال حاضر نمایشگاه‌ها ویترین یک صنعت را به نمایش در می‌آورند و از این طریق فروش یک شرکت را افزایش داده و اقتصاد آن را رونق می‌بخشند.از مهمترین اهداف حضور در نمایشگاه عبارت است از:

1. افزایش قدرت فروش و افزایش سود نهایی کسب و کار: از طریق شرکت در نمایشگاه می‌توان کالاهای برند خود را بدون واسطه در معرض نمایش قرار داد و از آنجایی که طرفداران نمایشگاه‌ها بسیار هستند به طبع فروش محصول بیشتر خواهد شد.
2. ارائه و معرفی کالا و محصولات جدید و نوین: همانطور که پیش تر گفته شد اکنون کاربری نمایشگاه‌ها متفاوت شده و به محلی جهت ارائه و معرفی کالا تبدیل شده است.
3. ایجاد نام و آوازه مناسب: با حضور در نمایشگاه‌ها می‌توان نام برند خود را بر سر زبان‌ها انداخت و از این طریق برند را به مخاطبان شناساند.
4. دریافت سفارش و ایجاد رزومه: شرکت در نمایشگاه موجب افزایش فروش محصول شده و میزان اعتبار آن را افزایش می‌دهد.
5. ارتباط مستقیم:کسب و کارها با شرکت در نمایشگاه با طیف گسترده‌ای از مصرف کنندگان روبرو شده و با سلیقه و مایحتاج آنها آشناها می‌شوند.
6. افزایش کیفیت: از آنجایی که کسب و کارها محصولات خود را به صورت مستقیم در نمایشگاه عرضه می‌کنند و تعداد مخاطبان و شرکت کنندگان در نمایشگاه‌ها بسیار است باید در حفظ و افزایش کیفیت خود کوشا باشند تا به هدف نهایی شرکت در نمایشگاه دست پیدا کنند.
7. ایجاد نگاهی متفاوت: حضور در نمایشگاه‌ها به نوعی موجب افزایش اعتبار کسب و کارها شده و سبب می‌شود تا نگاه مخاطبان به آنها نیز تغییر کند، چرا که برگزاری نمایشگاه به نوعی نماد ارزشی است که برای مخاطب قائل می شوید.
8. پیدا کردن طرف معاملاتی جدید: همچنین هدف از شرکت در نمایشگاه پیدا کردن مخاطبان جدید می‌باشد تا از این طریق بتوان فروش را افزایش داد.

انواع نمایشگاه‌ها چیست؟

نمایشگاه‌ها انواع مختلفی دارند که به معرفی و شرح آنها می‌پردازیم.:)

1. نمایشگاه‌های محلی: نمایشگاه‌های محلی در یک محل یا یک شهر خاص برگزار می‌شوند و شامل معرفی و نمایش محصولی خاص هستند، از انواع نمایشگاه محلی می‌توان به نمایشگاه لوازم التحریر که هر ساله در شهریور ماه برگزار می‌شود اشاره کرد.
2. نمایشگاه‌های ملی: نمایشگاه‌های ملی یکی از مهمترین و موثرترین انواع نمایشگاه است که در آن توانمندی‌ها و پیشرفت‌های بازرگانی یک کشور، پیشرفت‌های صنعتی، تکنولوژی، فرهنگی و هنری کشور به نمایش درآمده و به صورت مستقیم در معرض نمایش گذاشته می‌شود.
3. نمایشگاه‌های بین قاره‌ای: نمایشگاه‌های بین قاره‌ای همانطور که از نامش پیداست بین دو یا چند قاره جهان در کشوری خاص برگزار می‌شود و هدف از آن تبادل یک سری محصولات خاص بین دو یا چند کشور است.
4. نمایشگاه‌های بین‌المللی عمومی: هدف از برگزاری نمایشگاه‌های بین‌المللی عمومی در واقع نمایش محصولی خاص و نوین که به تازگی ابداع شده می‌باشد، کالاها می‌توانند شامل کالاهای مصرفی باشد که به نمایش عموم در می‌آیند، از جمله نمایشگاه‌های بین‌المللی عمومی می‌توان به نمایشگاه بین‌المللی بازرگانی تهران اشاره کرد.
5. نمایشگاه بین‌المللی تخصصی: دوره ی برگذاری این نوع از نمایشگاه‌ها محدودتر است و در آن کالاهای خاص و صنعت جانبی مانند ماشین، لوستر و… به نمایش گذاشته می‌شود.
6. نمایشگاه‌های عمومی: در نمایشگاه‌های عمومی همانطور که از نامش پیداست انواع مختلفی از کالاها اعم از مصرفی، سرمایه‌ای و… در معرض نمایش قرار می‌گیرند و می‌توانند در سطح منطقه ای،کشوری و بین‌المللی برگزار شوند.
7. نمایشگاه‌های تخصصی: نمایشگاه‌های تخصصی به منظور نمایش و عرضه کالای خاص یا نمایش کالاهایی برای مخاطبان و گروهی خاص در موضوع فناوری برگزار می‌شود، مخاطبان این گونه از نمایشگاه‌ها معمولاً دانشجویان ذی ربط یا متخصصان مربوط موضوع نمایشگاه هستند.
8. نمایشگاه های اختصاصی: نمایشگاه‌های اختصاصی به منظور عرضه کالاهای تولید شده در داخل کشور دایر می‌شوند، هدف از برگزاری این گونه نمایشگاه‌ها تقویت و بهبود روابط تجاری میان کشورها صورت می‌گیرد و جهت موفقیت در این نمایشگاه‌ها باید هزینه بالایی جهت تبلیغات اختصاص داد.
9. نمایشگاه‌های اکسپو: نمایشگاه‌های اکسپو بیشتر جنبه نمایشی داشته و هدف بازرگانی ندارند. طراحی و ساخت غرفه در این نمایشگاه‌ها بر اساس موضوع انتخاب شده انجام می‌شود و بیشتر به اهداف انسانی، اجتماعی و فرهنگی توجه می‌شود.
10. نمایشگاه‌های عرضه مستقیم کالا: اینگونه نمایشگاه‌ها به منظور عرضه کالاهای مصرفی شهروندان با قیمت پایین‌تر برگزار می‌شود و شامل نمایشگاه‌های فروش پوشاک‌،کتاب و لوازم التحریر و… می‌باشند.
11. نمایشگاه‌های مجازی: این نمایشگاه‌ها به صورت مجازی و با کمک اینترنت انجام می‌پذیرد، این نمایشگاه‌ها به دلیل عدم نیاز به هزینه‌های برگزاری و ساخت و ساز، اقامت و سفر و دیگر موارد مربوط به برگزاری نمایشگاه‌ها در حال گسترش هستند. اما باز هم جای نمایشگاه‌های حضوری را نمی‌گیرند، چرا که بررسی کالاها و مذاکرات رودررو یکی از نکات مهم برای تجارت بازرگانان محسوب می‌شود.

انواع محل برگزاری نمایشگاه

 نمایشگاه‌ها بر پایه موضوع یا محل برگزاری به دسته بندی زیر تقسیم می‌شوند:

• بازار: از انواع نمایشگاه‌ها از لحاظ محل برگزاری بازار است. این بازارها قدمت ۶۰۰۰ ساله دارند و تقریباً در همه جا برپا می‌شوند.
• نمایشگاه های محلی: نمایشگاه‌های محلی که در یک محل یا یک شهر خاص برگزار می‌شوند.
• بازار های منطقه ای: بازارهای منطقه‌ای که در یک استان یا منطقه جغرافیایی خاص برگزار می‌شود.
• نمایشگاه های ملی: نمایشگاه‌های ملی که در یک شهری خاص در جهت نمایش پیشرفت‌های بازرگانی،صنعتی و… برگزار می‌شوند.
• نمایشگاه‌های بین قاره‌ای: این نمایشگاه ها در یک کشور خاص برگزار می‌شوند.
• نمایشگاه اختصاصی کشورها: این نمایشگاه ها به سفارش و درخواست یک کشور در کشوری که درخواست داده برگزار می‌شود.
• نمایشگاه‌های عمومی: نمایشگاه های عمومی برای ارائه و عرضه عموم کالاها در سطح منطقه‌ای، کشوری و بین‌المللی برگزار می‌گردند.
• نمایشگاه‌های اختصاصی: نمایشگاه‌های اختصاصی به منظور عرضه کالاهای تولید شده داخلی در کشورهای دیگر برگزار می شوند.
• نمایشگاه‌های عرضه مستقیم کالا: این نمایشگاه‌ها نیز به منظور تامین کالاهای مصرفی شهروندان در همه شهرهای یک کشور برگزار می‌شود.

برای برگزاری نمایشگاه چقدر فضا نیاز دارید؟

 برای ساخت غرفه‌های نمایشگاهی یک سری استاندارد و ضوابط تعیین شده است که جهت دریافت مجوز باید همه آنها رعایت شوند. عامل اولی که در تعیین اندازه غرفه شما تاثیرگذار است تعداد تیم شما می‌باشد، به طبع هرچه تعداد افراد تیم شما بیشتر باشد به فضای بیشتری احتیاج دارید، چرا که اگر با وجود تعداد افراد بیشتر میزان فضای غرفه شما کوچکتر باشد، موجب ایجاد محدودیت برای افراد تیم شده و آزادی عمل هم از تیم و هم از مشتریان گرفته می‌شود و موجب دفع مشتریان خواهد شد و به طور کلی می‌توان گفت برای هر یک از افراد در تیم به چیزی حدود ۱۲۰ سانتی‌متر فضا احتیاج داریم.
مورد دوم که در انتخاب فضا موثر است اندازه و حجم ارائه محصول است، غرفه نمایشگاهی در واقع ویترینی جهت معرفی محصولات شماست و در آنجا افراد زیادی با محصولات شما آشنا خواهند شد، این موضوع که شما چه مقدار از محصولات خود را قصد دارید در نمایشگاه به نمایش بگذارید یکی از عوامل تعیین کننده در تعیین فضای غرفه شما است همچنین ابعاد کالاهای مورد نمایش نیز بر این موضوع تاثیر دارند، به طور مثال اگر کالای نمایشی شما ماشین آلات صنعتی هستند به فضای بزرگ تری احتیاج خواهید داشت.

اینکه تصمیم شما برای انتخاب روش نمایش محصولات چیست نیز بر ابعاد غرفه تاثیرگذار است، به طور مثال اگر قصد شما از شرکت در نمایشگاه عرضه ماشین آلات است نیاز است که فضای جداگانه برای صحبت با بازدیدکنندگان داشته باشد در غیر این صورت تمامی اهداف شما تحت شعاع قرار خواهد گرفت. همچنین این موضوع که قرار است در غرفه، جلسات آموزشی صورت بگیرد، نیاز فضای بیشتری خواهد بود تا این روش ارائه در معرض دید همه مخاطبان قرار بگیرد.

 گاهی اوقات برای عرضه و نمایش هرچه بهتر محصولات به انباری نیاز است تا وسایل اضافی در آنجا قرار بگیرد، این قسمت در معرض دید نیست اما به هر حال فضایی را به خود اختصاص می‌دهد، اگر شما قصد دارید که فضایی را در غرفه به محل استراحت مشتریان اختصاص دهید، باید برای غرفه وسایلی مانند مبلمان و وسایل راحتی و پذیرایی مهیا شود که انجام این ایده بسیار چشمگیر خواهد بود و موجب تمایز شما از سایر رقبا خواهد شد، چرا که معمولاً بازدیدکنندگان نمایشگاه‌ها در طول بازدید خسته می‌شوند و اگر امکان استراحت و تبادل را در غرفه شما پیدا کنند در عین حال موجب جلب توجه آنها به محصولات شما نیز خواهد شد و یک مشتری گذرا را به مشتری ثابت تبدیل خواهد کرد.

برای برگزاری نمایشگاه بودجه خود را تعیین کرده‌اید؟

حضور موثر در نمایشگاه یا برگزرای نمایشگاه می‌تواند موجب بازگشت سرمایه شما شود، با برنامه‌ریزی و بودجه‌بندی مناسب می‌توان به این هدف دست پیدا کرد.اگر برای شرکت برگزاری نمایشگاه برنامه‌ریزی و بودجه‌بندی اشتباه کرد موجب هدر رفت سرمایه و وقت شما خواهد شد. معمولا سه دسته از افراد هستند که در نمایشگاه‌ها حضور دارند، دسته اول کسب و کارهای کوچک و نوپایی هستند که بودجه آنها برای شرکت در نمایشگاه محدود است. دسته دوم کسب و کارهایی هستند که کوچک نیستند ولی بودجه آنها نیز محدود است و دسته سوم کسب و کارهایی هستند که هیچ محدودیتی ندارند.

محدودیت بودجه همیشه هم بد نیست و گاهی موجب کنترل هزینه خواهد شد و حضور در نمایشگاه را به یک فرصت عالی برای موفقیت کسب و کار تبدیل خواهد کرد. بودجه حضور در نمایشگاه برای موارد مختلفی صرف می‌شوند، برای مثال بخشی از بودجه به اجاره غرفه تعلق می‌گیرد، باید از همان ابتدا که تصمیم به شرکت یا برگزاری نمایشگاه گرفته شد زودتر جهت رزرو غرفه اقدام کرد تا علاوه بر رزرو بهترین غرفه از تخفیفات نیز استفاده کرد و با رعایت همین نکات کوچک در هزینه‌ها نیز صرفه‌جویی می‌شود.

بخشی از بودجه نیز صرف طراحی غرفه خواهد شد، چرا که یک طراحی خلاقانه موجب جذب بازدیدکنندگان به غرفه شما می‌شود و بخشی از بودجه نیز به هزینه‌های سفر به نمایشگاه و اقامت در زمان برگزاری نمایشگاه تخصص داده می‌شود، به طور کلی می‌توان گفت هزینه نهایی شرکت در یک نمایشگاه به محصول مورد نمایش و ابعاد و اندازه غرفه بستگی دارد و لازم است که قبل از شرکت در نمایشگاه، همه هزینه‌ها را مورد بررسی قرار داد و برای هر کدام بودجه لازم را اختصاص داد.